Excel import: Produkt

Importere Excel-filer

Importering og masseoppdatering av produkter via Excel er en effektiv måte å opprette og vedlikeholde produktdata, og det er noe som mange er vant til å arbeide med.

Men å importere all data blindt fra et Excel-ark ved opplasting medfører også en høy risiko for feil og utilsiktet overskriving av informasjon.

Derfor har vi i feed® laget en Produkt importfunksjon hvor du kan laste opp Excel-dokumentet ditt, koble bare de kolonnene med data du vil importere til ønskede felt i feed®. Velg om du vil opprette, oppdatere eller begge deler, og se en enkel analyse av importen før du starter jobben. Dette er for å redusere risikoen for feilimportering, overskriving av data eller opprettelse av produkter som ikke var planlagt.

Når du laster opp en Excel-fil, kan du enten bruke "dra og slipp" og slippe ønsket fil inn i det store "opplastingsområdet" (1.), eller du kan klikke på opplastingsikonet i den boksen for å åpne en filutforsker, navigere til og velge ønsket Excel-fil.

Opplastingshistorikken vises under "Opplastede Excel filer" hvor du ser dato, filnavn, rader og status.

Det er også mulig å trykke på en rad og se statusene på importen, og man kan trykke på nedlasting ikonene for å laste ned en kopi av importen. Hvis importen ikke er fullført får man også frem en søppelbøtte som man kan trykke på om man ønsker å slette denne uten å fullføre import. 

Hvis du har lagret noen maler for mapping av Excel-filer, vil du se dem i en liste (3.) under opplastingsområdet. Her kan du oppdatere navn eller slette gamle maler.

Hvordan dette gjøres forklares litt senere. 

Hvis man ikke lenger har bruk for en mal, eller ønsker å endre navn på den kan man trykke på mal linjen. 

Her kan man endre navn og oppdatere, eller slette malen. 

Mapping of data from Excel to feed® fields.

Det første trinnet for å kunne importere en Excel-fil via feed, er å informere feed® om hvilken kolonne i Excel som inneholder "Produktnummer". Dette er nødvendig i feed for å identifisere en match på produktnummer for oppdateringer eller opprettelse av nye produkter. Derfor får du kun produktnummer som første kartleggingsalternativ.

Den aktive Excel-kolonnen for mapping er identifisert med et oransje kjedeikon.

Hvis den første kolonnen i Excel ikke er produktnummeret, klikker du på kjedeikonet på rad som stemmer med Produktnummer i Excel, og for å koble denne kolonnen med feed trykker du på "Produktnummer *" på høyre side av skjermen. 

PS: Hvis det er dupliserte produkter med samme produktnummer i feed®, vil oppdateringen mislykkes på disse produktene, da det ikke er noen unik måte å identifisere hvilket produkt som skal oppdateres.

Hvis produktnummeret som ligger i Excel-filen ikke finnes i feed, vil produktet bli opprettet, så fremt opprettelse og oppdatering er valgt ved importanalysen.

Etter å ha kartlagt produktnummeret vil du få flere faner fra feed å velge mellom:

• Produkt

• Tekst

• Attributt

• ETIM-klasse (hvis aktivert i feed)

• ETIM-attributt (hvis aktivert i feed)

Hver av disse vil gi deg alternativer å velge mellom de tilgjengelige feltene som finnes i feed.

De fleste av disse fanene vil være nedtrekksvalg.

Viktig: Det er mulig å skrive/søke i disse nedtrekksfeltene for å begrense alternativene som vises.

Det er en grense på 50 viste datafelt i nedtrekkslisten, så hvis du ikke finner det ved å rulle i listen, må du begynne å skrive navnet på feltet for å finne/filtrere verdien du trenger.

Hvis den samme Excel-importen skal utføres regelmessig med samme Excel mal, kan du enkelt redusere mappingprosessen fremover ved å lagre mappingen du har gjort som en mal ved å trykke på lyn ikonet med en A øverst til høyre.

Du vil bli bedt om å opprette en ny mal, eller oppdatere en eksisterende.

Hvis du allerede har en lagret mal fra denne Excel importen som dekker alle kolonnene i mappingen, klikk på diskett ikonet øverst til høyre.

Du vil få opp en liste med maler, og du kan også søke etter malen om dere har mange opprettet. Velg mal og trykk på "bruk mal", så vil mappingen bli fullført.

Firkantikonet med en strek lar deg velge/overstyre om importdokumentet skal bruke 1 eller 2 overskriftsrader i importen.

Hvis du har eksportert en produktrapport fra feed, vil den som standard ha 2 overskriftsrader, og dokumentet vil ha en innebygd egenskap som sier at det er et "feed_Excel_format".

Denne innebygde egenskapen blir lest ved feed import og setter antallet overskriftsrader til 2 automatisk.

Hvis du bruker et eksternt Excel-dokument uten denne innebygde egenskapen, forventes kun 1 overskriftsrad, og settes automatisk som antall overskriftsrader.

Hvis du sletter den andre raden fra en Excel fil som du har eksportert fra feed før du importerer filen du har arbeidet på til feed igjen, kan du bruke dette ikonet til å manuelt endre antallet overskriftsrader som skal leses til 1 for å unngå å miste 1 produktrad på importen.

Hvorfor bruker feed to overskriftsrader:

Den første raden inneholder kolonnenavnene, og den andre raden inneholder informasjon om hvilken språkkode tekstkolonnene er hentet fra i feed.

Du vil se "kode" på noen kolonner som krever at du importerer disse verdiene ved hjelp av importkoden (og ikke navn verdien) i datafeltet.

Viktig:

Hvis du ser en kolonne med kode og språkkode i eksportfilen, bruk alltid kodekolonnen ved import.

Du bør fjerne den andre kolonnen fra feed-filen før du importerer. Ellers vil du få det samme kolonnenavnet oppført to ganger ved import, og du vil få feilmeldinger på kolonnen som inneholder navnene og ikke kodene.

Felt som krever importkoder er: Dataregister linjer, feed hodedata som har nedtrekkslister, relasjoner, forpakninger, media filkategori og mediaroller. 

Fordelen med felt som trenger importkoder/koder kommer når du har flere språk. Koden er den samme på en spesifikk verdi, mens navnet på en verdi i nedtrekksfelt varierer som oftest med språket man ser på.

Når stamdata inneholder oversettelser på samtlige språk man har på dataregister og andre felt med listevalg vil en kode, en import holde for å oppdatere produktet med verdi som vises på alle språk. 

Når mappingen er fullført, kan du klikke på det runde ikonet med en snakkeboble nederst til høyre.

Dette vil ta deg til en liten importanalyse som informerer om antall nye produktnummer som er funnet i Excel filen, Antall produkter som vil bli oppdatert, og antall rader som mangler produktnummer.

Denne informasjonen er nyttig om det skulle dukke opp nye produkter og du ikke forventet dette. 

Da bør man kontrollere filen igjen for mellomrom (space) i produktnummer feltene, eller at ledende nuller mangler.

Fra dette vinduet kan du velge hvilken importmodus du ønsker å kjøre:

• Opprett og oppdater
• kun opprett nye
• kun oppdater. 

1. Velg importmodus

Her kan du velge om du vil:
A: Opprette nye og oppdatere eksisterende produkter.
B: Kun opprette nye produktnummer. Forutsatt at produktnumrene ikke eksisterer,
C: Kun oppdatere eksisterende. Forutsatt at det finner en unik match på produktnumrene.

2. Velg handling 

Hvis du har fullført mappingen og har valgt importmodus, kan du trykke på "Start import".
Alternativt kan du avbryte og gå tilbake til mapping.

Etter at importen er fullført, vil du få en resultatliste.

Eventuelle advarsler eller feil vil bli oppført med linjenummer og produktnummer.

Ved å klikke på disse vil du få mer informasjon om problemene.

Noen feil kan ha samme feilkilde. For eksempel manglende importkode eller mapping til et felt som forventer tall, men får tekst fra importen.

Ved å klikke på radene kan det være nyttig for å identifisere problemer hvis det bare er noen få advarsler eller feil, men en bedre oversikt er tilgjengelig via: Integrasjoner - Jobber.

Her vil du finne en liste over importer.

Excel-type import bør være i den listen.

Trykk på Excel type for å komme inn på listen over Excel importer.

Trykk så på importen du vil undersøke nærmere.

Feil og advarsler skal vises med rader som viser detaljer om hva som må korrigeres for at importlinjene skal oppdatere feed riktig.

Herfra kan du:

1. Trykke på firkant ikonet med en skrå pil for å gå direkte til produktet (og kanskje korrigere problemet manuelt. Hvis produktnummeret mangler eller du har duplikater på produktnummer, vil dette ikke være mulig.
2. Trykke på nedlasting ikonet for å starte nedlastingen av listen til Excel.
   1. Du vil få et visuelt varsel på bjelle ikonet når det er ferdig.
   2. Trykk på bjellen og trykk deretter på "Jobb detaljer Excel eksport ferdig" for å laste ned rapporten. Den samme rapporten er også tilgjengelig via Integrasjoner - Excel-eksport - Jobbdetaljer.
      

Det andre alternativet over lar deg filtrere problemer i Excel slik at du kan identifisere advarsler eller feil som er de samme på flere produkter. Dette vil potensielt hjelpe deg med å endre noen få verdier på Excel filen som kan redusere antall varsler bektraktelig på neste import av filen. For eksempel kan en feil importnøkkel resultere i flere hundre produktadvarsler. Korriger dette, og alle med denne feilen vil bli importert korrekt.